Какие документы предприятий подлежат передаче на архивное хранение

1. Сроки хранения дел
     Национальный архивный фонд Украины (НАФ) — это совокупность документов, отображающих духовную и материальную жизнь народа, имеющих культурную ценность и являющихся достоянием украинской нации. Документы, отнесенные к НАФ, хранятся постоянно. Кроме постоянного срока хранения существуют длительный (до 10 лет включительно) и временный (более 10 лет) сроки хранения. К документам длительного хранения относятся также документы по личному составу.

2. Документы, подлежащие передаче на архивное хранение
     В архивы принимаются документы постоянного хранения, а также, при определенных обстоятельствах, документы по личному составу ликвидированных предприятий.<

3. Порядок уничтожения дел
     Отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составление акта о выделении к уничтожению документов для всех предприятий и организаций, независимо от формы собственности, должен происходить только после упорядочения дел за соответствующий период. Составленные при этом описи дел по личному составу рассматриваются на заседании комиссии, существующей в архивном отделе городского совета. Для предприятий, в деятельности которых создаются документы НАФ, рассмотрению подлежат и описи дел постоянного хранения, кроме того, для таких организаций обязательным условием является согласование описей и акта Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Луганской области. Только после согласования в установленном порядке описей и утверждения их руководителем предприятий, фондообразователь имеет право уничтожать документы.
     Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения закончился до 1 января года, в который составлен акт. При этом необходимо учитывать примечания, имеющиеся в соответствующих перечнях документов. Например, выделение к уничтожению первичных бухгалтерских документов возможно при условии завершения проверки государственными налоговыми органами или для бюджетных организаций — ревизии.
     Дела, отобранные к уничтожению, после согласования и утверждения акта передаются организациям по заготовке вторичного сырья по накладным. Если объем документов незначительный, они могут быть сожжены, в акте делается соответствующая отметка.

4. Формирование дел — как это сделать грамотно?
     Законченные в делопроизводстве документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, наличие которой является обязательным для всех предприятий и организаций, независимо от формы собственности.
     Документы группируются в дела за один год (исключением являются судебные, личные и переходные дела). Как привило, документы с разными срока хранения помещаются в разные дела. Дело не должно содержать более 250 листов или быть более 30-40 мм толщиной.
     Нормативные акты (уставы, положения, правила, инструкции), утвержденные распорядительными документами (приказами, постановлениями) помещаются в дела вместе.
     Приказы по основной деятельности, приказы о приеме, увольнении, приказы об отпусках, о командировках и т.п. группируются в разные дела.
     Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам.
Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому принципу: документ-ответ идет за документом-запросом.
Методическое руководство и контроль за формированием дел обеспечивает служба документационного управления.
 

5. Обеспечение сохранности документов. Требования к помещению, оборудованию
     Архивохранилище должно быть отделено от производственных, складских. Лабораторных и бытовых помещений. Если помещение архива расположено на первом этаже, то на окнах устанавливаются металлические решетки, а само помещение оборудуется системой охранной сигнализации. Электропроводка проводится только в скрытом виде. Рубильники, щиты устанавливаются за пределами архивохранилищ. В помещениях архива должны быть установлены углекислотные огнетушители и действовать система противопожарной сигнализации.
     Режим хранения документов должен отвечать следующим параметрам: температура воздуха +17...+19 С, относительная влажность 50-55%. освещение в архивохранилище может быть как естественными, так и искусственным.
     Архивохранилища оборудуются стеллажами, которые устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и отопительные батареи. Регламентированы также: ширина главного прохода (1,2 м), ширина проходов между стеллажами (0,8 м), расстояние от стеллажа до стены (0,5 м), расстояние между полками (0,4 м), расстояние от пола до нижней полки (0,2 м).

6. Хранение документов ликвидированных учреждений (предприятий)
     В случае реорганизации предприятия с передачею его функций другому, последнее принимает все дела не законченные в делопроизводстве и его архив.
     Если при реорганизации функции предприятия передаются нескольким предприятиям, его документы, отнесенные к НАФ передаются в соответствующий государственный архив, а документы по личному составу передаются предприятиям-преемникам.
     Если предприятие ликвидируется, его документы, отнесенные к НАФ, передаются в соответствующий государственный архив, а документы по личному составу передаются органу высшего уровня, если он существует на территории области. Если такого органа нет, то документы по личному составу передаются в архивный отдел.

7. Административная ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела
     Небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, незаконная передача другим лицам документов НАФ влечет за собой административную ответственность в виде предупреждения или штрафа: для граждан в размере 3-7 необлагаемых налогом минимумов, для должностных лиц 10-40 минимумов доходов (Ст. 92-1 Кодекса Украины об административных правонарушениях).
     Действует также ст. 298-1 Криминального кодекса Украины, в соответствии с которой намеренное уничтожение, порча или сокрытие документов НАФ карается штрафом 50-100 необлагаемых налогом минимумов доходов или арестов до 6 месяцев.
     Те же действия, совершенные в отношении уникальных документов, караются лишением свободы на срок до 3 лет. Если эти действия были совершены должностным лицом с использованием служебного положения, то мера наказания может составить от 3 до 5 лет.

По информации архивного отдела Северодонецкого городского совета