Организовываем семинар или тренинг: что надо учесть

Основные вещи, которые необходимо учитывать при организации конференций, семинаров и совещаний.

Первые или главные детали, о которых нужно вспомнить:

1. Тема встречи

Это как основное начало всего. После определения можно сказать, что организовать: совещание, семинар или же конференцию.

2. Дата и время

После выбора основной цели сбора надо выбрать время, с этим вы можете зарезервировать место в конференц-зале сразу.

3. Выбор места

В Одессе есть много различных конференц-залов, к примеру:

Конференц-зал ул. Маразлиевская 1/20. Имеет Банкет холл с панорамным осветлением, зал ресторан на 250 человек, европейская кухня, сам конференц-зал вмещает в себя 300 человек, малый зал до 70 человек.

Конференц-зал ул. Ришельевская 59. Зал вместимостью 200 человек подходит для любого формата мероприятия, рядом отель и ресторан «Черное море Ришельевская».

Конференц-зал ул. Пантелеймоновская 25. 2 зала вместимостью до 60 и 120 гостей, возможность удобной расстановки мебели, аудио-видео оборудование, современные системы освещения и кондиционирования.

4. Количество гостей

От этого напрямую зависит выбор места проведения. Важно назначить человека, который будет координировать людей и следить за их количеством, или же самим заниматься этим.

Одной из основных задач организатора, это обеспечить максимальный комфорт гостям мероприятия. Помимо удобств стоит задуматься о помощи сотрудникам после семинара, собрания или конференции, в виде такси домой, если процесс затянется на длительное время. Такси в Одессе можно заказать с приложения или официального сайта. Водители такси хорошо знают город и быстро доставят людей в нужное место.

5. Закуски для присутствующих

В случае длительного семинара или конференции, ради повышения комфорта гостей можно предоставить им перекус во время пауз. Для этого также нужно иметь понятие о количестве присутствующих.

6. Определение спикера или тренера

Выбор можно сделать до определения места и времени, так как талантливые спикеры зачастую имеют большой спрос, и легче будет подстроить мероприятие под них. Также если это важное заседание, нужно направить все внимание гостей на него.

7. Определение лиц, ответственных за организацию

К основным ролям можно отнести главного по технике и оборудованию, ответственного за закуски, посещаемость, ведение переговоров со спикером и других, чаще всего исходящих от деталей, приведенных выше.