07.03.2014, 12:28

Эффективное управление делопроизводством

Ольга Станішевська | Все новости автора

Если любую компанию сравнить с живым организмом, то венами в ней являются каналы обмена информацией, а кровью – документооборот. Это один из самых важных процессов, ведь от него зависит правильность и скорость принятия управленческих решений, а значит и эффективность работы организации.

В бумажном варианте – это трудоемкий и затратный процесс: необходимы кипы бумаги, учетные журналы, масса клерков, ведущих учет внутренней, входящей и исходящей документации. Хорошим решением проблемы будет автоматизация делопроизводства. Для этого, конечно, можно использовать программу Microsoft Outlook — информационного персонального менеджера, имеющего возможности почтового клиента, но, как показывает практика, у каждой фирмы есть свои особенности управления и использование стандартного программного обеспечения будет не только неэффективным, но и вообще не подойдет под цели и задачи компании.<

Поэтому, если автоматизация документооборота необходима, то лучше всего обратиться к фирме, которая предлагает комплексное решение проблемы и часто является разработчиком самого программного обеспечения. При выборе такой компании, а соответственно и продукта, на котором придется в дальнейшем работать, надо учесть несколько моментов:

  1. Интуитивность интерфейса. Это необходимо для того, чтобы даже неопытный пользователь за короткое время смог разобраться в работе системы. В противном случае, на обучение новых сотрудников тратиться больше времени и средств.
  2. Возможность связи со стандартным информационным обеспечением. Например, с уже используемыми в организации почтовыми клиентами.
  3. Простота эксплуатации. Пользователь программы не должен обладать уникальными знаниями, чтобы с ней работать - достаточно недельного инструктажа.
  4. Гибкость системы. Не всегда предлагаемый продукт точно соответствует устоявшемуся в организации порядку документооборота и надо знать – сможет ли компания разработчик «подогнать» ее под запросы клиента.
  5. Наличие достаточной отчетности. При использовании такой системы неизбежна автоматизация управленческой деятельности, основанная на получении и анализе предоставляемых отчетов. Требования к ним формируются исходя из нужд конкретной фирмы-заказчика.

Также при выборе компании-поставщика программного обеспечения необходимо поинтересоваться у нее предыдущими проектами и даже пообщаться с представителями организаций, где они были реализованы.

Решившись на автоматизацию любого процесса в компании, надо помнить, что от верного выбора фирмы, которая будет устанавливать программное обеспечение, зависит эффективности эффективность системы и стоимость процесса ее внедрения.

Теги новостей: 
Рубрика - Правозащитник: