Основные плюсы и минусы ведения электронной документации
Практически, все предприятия и организации нашей страны уже полностью или частично перешли на систему электронного документооборота. Она намного упростила ведение документации и сдачу отчетов в различные ведомства, позволив сэкономить время и расходы компаний. Но как известно, везде присутствуют какие-либо недостатки, и СЭД не исключение, поэтому мы и ознакомимся со всеми «за» и «против».
На сегодняшний день система электронного документооборота применяется в любых организациях. Это может быть небольшое предприятие или крупная компания, в любом случае переход к СЭД http://elbuh.com.ua/ сейчас просто необходим, и основная ее цель упростить обмен документацией и работу вашим сотрудникам.<
Основные плюсы системы электронного документооборота
1. Сокращение расходов на бумагу, электроэнергию, оборудование и прилагающиеся к нему чернила и запчасти, а также на услуги по пересылке и доставке. К тому же, для электронного ведения документации необходимо меньшее число сотрудников.
2. Хранение документов в цифровом виде намного проще. Обычно для архивов бумажной документации необходимо много места, в крупных компаниях на это задействованы целые помещения. С использованием СЭД подобные проблемы отпадают - все можно копировать на цифровые носители или хранить в интернете.
3. Простота поиска и экономия времени на обработке и редактировании. При наличии необходимых паролей вы в любой момент получите доступ к необходимым документам, а легкость поиска поможет сделать это быстро. Кроме того, создание, изменение, рассылка документации и отчетов с помощью СЭД сэкономит ваше время.
Основные минусы системы электронного документооборота
1. Угроза сохранности документации все-таки существует - может подвести оборудование или система дать сбой. Но этот недостаток легко исправить если создавать резервные копии ваших документов на разных носителях.
2. Человеческий фактор на начальных этапах. Обычно многие сотрудники болезненно переживают переход на СЭД - не хватает знаний и навыков. Но это временное затруднение, которое исчезнет после консультаций профессиональных специалистов.
3. Первичные затраты при переходе на электронный документооборот могут показаться слишком высокими, но с учетом вышеперечисленных плюсов и они со временем полностью окупятся.
Подводя итог можно сказать, что преимущества системы электронного документооборота значительно перевешивают недостатки, а с учетом необходимости ее внедрения их даже можно исключить.