Преимущества электронных документов. Счет-фактура

Удобство электронных счетов-фактур заключается в ряде неоспоримых преимуществ: сокращение затрат на составление, оформление, печать, доставку контрагенту. Но есть в таком формате документооборота и еще один плюс – он дает возможность избежать целого ряда ошибок на этапе составления.

К примеру, очень часто причиной отказа в вычете по НДС является тот факт, что в счете-фактуре нет расшифровок подписей. Электронный счет фактуры полностью исключает такую ошибку, поскольку этот документ содержит электронную подпись (уникальную последовательность символов для каждого владельца, содержащую информацию о нем – ФИО, должность).
Довольно распространены случаи споров по поводу даты, под которой бумажный счет-фактура был составлен, и даты его выставления. А вот для электронного документа все определено предельно четко: в реквизитах отмечается дата составления, а дата выставления, в свою очередь, – это дата, зафиксированная независимой стороной (оператором при отправке счета-фактуры).<

В ситуациях, когда требуется точно указать, когда именно данный счет был получен, в бумажном документообороте приходится хранить конверты, квитанции, журналы корреспонденции. При электронном документоведении именно дата получения является главным доказательством времени получения счета и именно ее следует заносить в журнал учета полученных документов.

Электронный формат также избавляет от необходимости делать копии документов в двух экземплярах (продавцу и покупателю) – документ один, просто оба участника документооборота имеют к нему одинаковый доступ. Это упрощает процедуру внесения исправлений и уточнений в документ.

Электронный счет-фактура в специальной системе обмена электронными документами не может быть отправлен без электронной подписи. Кроме того, нельзя усомниться в том, что на документе стоит ее оригинал.

Электронный документ исключает возможность «дооформления» уже подписанного счета от руки, а значит, к документу не будет претензий со стороны налоговой инспекции.

При пересылке электронных счетов-фактур через специальную систему может осуществляться автоматическая проверка правильности заполнения и расчета документа. Документ не будет отправлен и с неверным ИНН или вообще без него, а также система обратит внимание на возможные опечатки или незаполненные графы. Об ошибках продавец получит уведомление, перед отправкой документа.